Tapahtumatuottajan viisi tärkeää ominaisuutta

Mitä ominaisuuksia nykypäivän tapahtumatuottajalta vaaditaan

1. Projektijohtamisen taitoja

Tapahtuma on projekti, jolla on alku ja loppu. Hyvältä tapahtumatuottajalta edellytetään projektijohtamisen taitoja. On osattava ohjata erilaisia ihmisiä työskentelemään yhteisen projektin eteen, kyettävä laatimaan projektisuunnitelma sekä pilkkomaan asiat järkevästi osiin. Hyvään projektijohtamiseen liittyy aina myös aktiivinen viestiminen eri osapuolille.

2. Luovuutta ja intohimoista viitseliäisyyttä

Ihmiset punnitsevat, valitsevat ja ovat yhä kriittisempiä tapahtumaan osallistumisen suhteen. Tapahtuman täytyy antaa kävijälleen jotakin uutta, erilaista ja ainutlaatuista. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että hyvä tapahtumatuottaja on erityisen viitseliäs etsimään uusia ja luovia ratkaisuja sekä ideoita, joiden avulla tuodaan uutuuden tuntua kenties jo perinteiseksi muodostuneeseen tapahtumaan. Hyvä tapahtumatuottaja viilaa ja hioo yksityiskohdat niin järjestelyiden kuin teknisen toteutuksen suhteen. Joku on joskus tokaissut, että ’tapahtuman järjestäminen ei ole laiskan ihmisen työtä’ – ja tämä todellakin pitää paikkansa.

3. Epävarmuuden sietoa

Tapahtuman tuottaminen on kuin kutoisi tilkkutäkin kasaan. Se syntyy pienistä monenkirjavista osasista, kuten alihankkijoista, yhteistyökumppaneista, esiintyjistä, materiaaleista, tekniikasta sekä tietenkin tapahtumaan kutsuttavista ihmisistä. Tuskin koskaan asiat sujuvat yhdellä sähköpostiviestillä tai puhelinsoitolla. Käytännössä tämä tarkoittaa aktiivista viestintää eri tahojen ja toimijoiden kanssa. Niinpä tapahtumatuottajalta vaaditaan sitkeyttä kestää epävarmuutta. Tapahtumatuottajan tehtävänä on pitää myös koko projektiryhmä tietoisena viimeisimmistä käänteistä.

4. Työkalujen käyttötaitoja

Tapahtuma-alalle syntyy jatkuvasti uusia työkaluja, sovelluksia ja applikaatiota helpottamaan monimuotoista työtä. Nykyaikainen tapahtumajärjestäjä osaa tarvittaessa hyödyntää tapahtumahallinnan työkaluja. Työkalujen myötä työstä tulee selkeämpää ja nopeampaa, ja dataa kertyy tulevia tapahtumia varten. Vain harvoin – ja tulevaisuudessa ei toivottavasti enää lainkaan – tapahtumaan saavuttaessa nähdään paperista osallistujalistaa. Digitaalisuus on tullut osaksi tapahtuma-alaa.

5. Tavoitteiden ymmärrystä

Hyvä tapahtumatuottaja ymmärtää tapahtuman tavoitteiden merkityksen suunnittelussa. Olipa kyse juhlasta, HR-tapahtumasta, messuista, lanseerauksesta tai asiakastapahtumasta, hän osaa analysoida tapahtuman kohderyhmät ja ottaa tapahtumapersoonat mukaan tapahtumasuunnitteluun. Tämän päivän tapahtumatuottaja osaa analysoida tulokset tavoitteiden kautta ja raportoi ne siinä muodossa myös eteenpäin.

Helena Wallo, vastuuopettaja
Tapahtumatuottajan koulutusohjelma