Tapahtuma-ala kasvaa – miten pysyä mukana?

Trendikästä – ei todellakaan vanhanaikaista

Taannoin eräs tuttavani tokaisi aprikoiden, että ’mitä sinä tuollaista vanhanaikaista tapahtumamarkkinointia ja tapahtuman järjestämistä koulutat, sehän on kuoleva ala’. Ja kuinkas ollakaan tuo tuttavani myöntää nyt olleensa väärässä, sillä tapahtumat ovat tällä hetkellä yhdessä digitaalisuuden kanssa eniten kasvava markkinointiviestinnän alue.

Ihmisillä on ollut aina tarve kohdata ja kokoontua. On ollut areenat, torit ja Suomessa erityisesti saunat, joissa kohdata ja parantaa yhdessä maailmaa. Tämä tarve ei ole kadonnut mihinkään, se on vain muuttanut muotoaan.

Mikä sitten on muuttunut?

Digitaalisuuden kasvun seurauksena ihmiset osallistuvat tapahtumiin aikaisempaa valikoivammin. Kun ajattelen itseäni – miksi ihmeessä osallistuisin tapahtumaan, jos siellä tarjottava sisältö on saatavissa verkossa, tapahtumaan on haasteelliset kulkuyhteydet tai tulee  epävarmuus siitä, että en tunne sieltä ketään? Usein mieli ottaa vallan ja päättää, että mukavuusalueella pysyminen on kotoisaa, ja näin päätän jäädä pois tapahtumasta.

Perinteinen tapahtuma ei enää riitä

Tässä piilee jokaisen tapahtumajärjestäjän haaste. Tänä päivänä ei riitä pelkkä perinteinen tilaisuus! Ihmiset arvottavat aikaansa, ja aika on meille jokaiselle kallis resurssi. Saadessani kutsun mietin heti, mitä saan tai miten hyödyn tapahtumaan osallistumisesta? Jätänkö mieluummin treenit väliin ja osallistun kokkareille? Tapahtumasuunnittelijan on osattava astua erilaisten kohderyhmä-persoonien saappaisiin ja ymmärrettävä heidän tarpeitaan. Hänen on osattava kohdistaa viestinsä juuri tuolle kohderyhmälle, jos mielii saada heidät mukaan.

Tapahtuma-sana korvataan usein puhumalla kohtaamisista ja kokemuksista. Kohderyhmille luodaan ainutlaatuisia ja yksilöllisiä kokemuksia, jotka parhaimmillaan saavat aikaan kuhinaa myös sosiaalisessa mediassa aiheuttaen fomoa (Fear Of Missing Out).

Strategiakytkös

Parhaimmillaan tapahtuma on elämyksellinen näytelmä, joka pysyy pitkään osallistujien mielissä ja se muistetaan vielä vuosienkin päästä.  Onnistuessaan tapahtuma muuttaa mielikuvia haluttuun suuntaan ja vaikuttaa järjestävän organisaation tulokseen tavoitellusti. Tapahtumat eivät ole hokkuspokkus-temppuja, vaan parhaimmillaan ne tukevat strategiaa ja ovat osa tavoitteellista markkinointiviestintää.

Miksi opiskella tapahtumatuottamista?

Tapahtumatuottajalta vaaditaan monipuolista osaamista. Tapahtumajärjestäjän on elettävä aallonharjalla ja seurattava tapahtuma-alan kehitystä. Hänen on tunnettava viimeisimmät trendit, työkalut sekä keinot hurmata kohderyhmät ja näin aikaansaada tavoiteltu tulos.  Kyse on trendikkäästä ja kasvavasta toimialasta, jota voi ja kannattaa opiskella.

Helena Wallo, vastuuopettaja
Tapahtumatuottajan koulutusohjelma