Viisi vinkkiä onnistuneen tapahtuman järjestämiseen

18.09.2019

Poimi viisi vinkkiä onnistuneen tapahtuman tuottamiseen

Onnistunut tapahtuma koostuu monesta eri tekijästä, ja yksikään tapahtuma ei onnistu tai tuo tuloksia sattumalta. Tapahtumatohtori Helena Wallon vinkkien avulla saat uutta puhtia tapahtumien tavoitteelliseen tuottamiseen.

  1. Pidä tavoitteet suunnittelun keskiössä

Ei ole väliä, mitä tapahtumaa olet suunnittelemassa. Ensin on mietittävä, miksi tapahtuma järjestetään? Mikä on sen tarkoitus? Näillä parilla yksinkertaisella kysymyksellä löytyy tapahtumalle tavoitteet, jotka viitoittavat tapahtumasuunnittelun tietä, ja sitä kautta tapahtuman järjestäminen on huomattavasti helpompaa. Tavoitteita on erilaisia. Ne voivat olla määrällisiä, kuten kutsuttavien tai myynnin määrä. Ne voivat olla myös laadullisia, kuten millainen mielikuva osallitujille halutaan luoda. Jos mielikuvatavoitteena on rento ja vuorovaikutuksellinen tapahtuma, lienee selvää, että monotoniset luennot tai tumma puku eivät ole oikea valinta teemalle.

  1. Tunne yleisösi

Tapahtumaa suunnitellaan harvoin itselle, ja siinä piileekin se sudenkuoppa, johon helposti kompastumme. Tapahtumaa suunnitellessa on tärkeää miettiä, kenelle tapahtumaa ollaan järjestämässä, ja millaisia ihmisiä tapahtuman kohderyhmään kuuluu? Onko kyse sporttisista ihmisistä, henkilöistä jotka haluavat osallistua tapahtumiin vain kaverin kanssa tai kenties henkilöistä, joille paikallaan istuminen ottaa koville? Oman yleisön tunnistaminen tapahtuu parhaiten selvittämällä kohderyhmän toiveet, tarpeet ja odotukset heiltä itseltään. Nykyään on tapana laatia tapahtumapersoonia, joiden osallistaminen tapahtuman suunnitteluun auttaa hahmottamaan paremmin heidän maailmaansa.

  1. Muista viestiä ja markkinoida

Tapahtuma on myös viestintäprojekti. Viestintä on tärkeää tapahtuman kohderyhmille, tapahtumaan ilmoittautuneille kuin myös tapahtuman kumppaneille ja työntekijöille. Ei riitä, että lähetetään yksi kutsu tai yksi viesti. Kyse on sitouttamisesta ja aktiivisesta viestimisestä eri tahoille. Tapahtuman jokaisen osapuolen tulee tietää, mitä heiltä odotetaan ja millä aikataululla. Epävarmuus ilmoittautujien joukossa lisää no showta. Toisaalta miksi järjestää tapahtuma, jos sitä ei markkinoida. Onnistuneen tapahtuman markkinointi ja viestintä on houkuttelevaa ja saa ihmiset paitsi ilmoittautumaan myös saapumaan tapahtumaan.

  1. Luo muistijälkiä

Onnistuneen tapahtuman muistaa. Se jättää jälkeen mielikuvia ja muistoja, joita halutaan jakaa myös vuosien päästä. Onnistuneessa tapahtumassa on kyetty synnyttämään tunteita kenties viihdyttävällä ohjelmalla, esiintyjillä tai koukuttavilla kohtaamisilla. Onnistuneessa tapahtumassa on kenties koettu tai nähty jotakin ensimmäistä kertaa, tai on ollut mahdollisuus vuorovaikuttua niin että hymy nousee huulille yhä tapahtuman jälkeen.

  1. Organisoi tapahtuma hyvin

Hyvin organisoidussa tapahtumassa ei tarvitse jonottaa, eikä tarvitse ihmetellä mihin mennään seuraavaksi. Silloin myös saapuminen on helppoa, ja osallistuja voi nauttia tapahtuman annista ja antimista alusta loppuun asti. Hyvä organisointi auttaa osaltaan ylittämään odotukset ja lisää halua jakaa tunnelmia sosiaalisen median kanavissa. Se synnyttää paljon puhutun FOMO-ilmiön.

 

 

 

 

Helena Wallo, vastuuopettaja
Tapahtumatuottajan koulutusohjelma

Jaa artikkeli

YHTEYSTIEDOT

AJK-Jatkokoulutus
Kuortaneenkatu 5
00520 Helsinki

OTA YHTEYTTÄ