AJK:sta tapahtumatuottajaksi valmistunut Anu Sinisalo: hyvä tuottaja on ratkaisukeskeinen ja kohtelee kaikkia ympärillään arvostavasti

Anu Sinisalo opiskeli AJK:n tapahtumatuottajan koulutuksessa tuottajaksi. Nykyiseen työhönsä tapahtumatalo Wanhan Sataman toimitusjohtajaksi hän päätyi yrittäjähenkisellä ja sinnikkäällä asenteella sekä osittain sattumankin kautta. Alun perin Anu rekrytoitiin yritykseen organisoimaan tapahtumasiivouksia ja -järjestelyjä.

Koronapandemian alkaessa rytinällä tapahtumista leikkautui äkillisesti noin 80 % pois. Silloin Anu alkoi käytännössä ensin itseopiskelemaan tapahtumatuotantoa oman siivousyrityksensä pyörittämisen ohella. Innokkaana ideoijana Anu ryhtyi myös myymään pienempiä tapahtumia, esimerkiksi kuvauslokaatiopalveluja ja tuotelanseerauksia korona-aikana. Poikkeukselliset ajat olivat tietenkin haastavia, mutta silloin Anu ajatteli:

”En pysty olemaan itseni kanssa sinut, jos en edes yritä. Jos se ei riitä, sitten se ei riitä – mutta ainakin olen yrittänyt!”

Nyt tapahtuma-ala on jälleen vilkastunut. Myös Wanhassa Satamassa työntekijöitä pystytään nyt pitämään enemmän ja jopa rekrytoimaan lisää.

Millaista työsi on Wanhan Sataman toimitusjohtajana ja tapahtumatuottajana?

Wanhassa Satamassa järjestetään tapahtumia laidasta laitaan – kuten Anu ilmaisee, ”tapahtumia on aina kansainvälisistä ja valtiollisista, korkean turvallisuuden tapahtumista häihin”. Suurin osa Wanhan Sataman projekteista on ammattilais- ja yritystapahtumia. Wanhan Sataman tiloissa sijaitsee mm. cateringia tarjoaja ravintola, joka loihtii Anun tiimin järjestämiin isoihin tapahtumiin luottotoimijana tarjoilut.

Toimitusjohtajan rooli on Anulle uudehko. Sen myötä työhön on tullut lisää vastuuta hallinnollisia tehtäviä. Anun työssä on pakko olla järjestelmällinen, koska tällä hetkellä hän tekee myös osittain tuottajan hommia.

”Työni on paljon kokoaikaista organisointia.”

”Ja myös paljon kävelyä – lenkkitossut jalassa!”

Joskus tapahtumatuottajan päivät voivat olla pitkiä – erityisesti silloin, kun itse tapahtuma on käynnissä.

Anu kertoo, että heillä on pari kertaa viikossa palavereja, joissa käydään läpi mm. tapahtumien rakennusaikatauluja. Maanantaina aina tarkistetaan työvuorot ja valvontavastuut.

Vaikka tietyt tapahtumat Anun työpaikassa ovat melko vakiintuneita vuodesta toiseen, niin ”jokainen työpäivä on jollain tavalla erilainen – mikä onkin yksi parhaista puolista työssä”, Anu pohtii. Ongelmanratkaisua saa tehdä paljon.

”Näissä töissä ei tule tylsää ja aika nopeita liikkeitä täytyy välillä tehdä!”

Anu pääsee työssään myös ehdottamaan ja ideoimaan visuaalisia toteutuksia asiakkaille.

”Tapahtumat ovat monipuolisia, niissä voi olla monta eri osaa. Olen myös oppinut esimerkiksi piirtämään pohjakuvia.”

Toteutatteko Wanhassa Satamassa hybridi- tai virtuaalitapahtumia?

Anu kertoo, että heillä hybridiä järjestetään paljonkin. Yhdessä hybriditapahtumassa heillä oli esimerkiksi 1100 henkeä paikalla ja lisäksi linjoilla kahdesta eri kaupungista osallistujia. Yhteensä vieraita oli noin 2000. Hybriditoteutusmuoto yhdisti nämä kolme tapahtumaa ja kaikki nostivat mm. alkumaljan yhdessä. Anu uskoo, että hybriditapahtumat ovat tulleet jäädäkseen. Vaikka niiden tekniikka maksaa, niin silti nämä tapahtumat synnyttävät säästöjä, jos puhutaan todella isoista tapahtumista. Virtuaalitapahtumatkin ovat oikein toimivia Anun mielestä. He ovat järjestäneet esimerkiksi virtuaalitapahtuman, jossa artistien ja puhujien esitykset striimattiin ja etäosallistujille toimitettiin kaikille pizzat kotiin samaan aikaan eri kaupungeissa.

Miten päädyit tapahtumatuottajan koulutukseen ja mikä siinä oli parasta?

Anu päätti hakea AJK-Jatkokoulutukseen tapahtumatuottajan koulutukseen, koska koki, että ”kaikki lisätieto alasta on pelkkää plussaa”. Hän oli itseopiskellut asioita jo ennen koulutusta sekä oikeastaan kyseenalaistanut asioita tullessaan alalle töihin. Koulutuksessa hän piti siitä, kun pystyi oppimaan muiden kysymyksistä ja näkemyksistä. Hän koki myös hyödylliseksi sen, että koulutuksessa häntä kannustettiin käyttämään erilaisia tuottajan alustoja ja työkaluja. Turvallisuus- ja tekniikka-asioista Anu oli työnsä puolesta jo luonnollisesti ottanut paljon selvää ennen koulutusta, mutta esimerkiksi tekniikasta tuli uuttakin.

Koulutuksen jälkeen Anu on jatkanut työssä oppimista, mutta hän toteaa, että käy tapahtumissa myös vapaa-ajalla. Toisten järjestämissä tapahtumissa tulee kiinnitettyä väkisinkin huomiota esimerkiksi mahdollisiin pullonkauloihin ja myös turvallisuusasioihin.

”Tapahtumissa käymälläkin voi aina oppia uutta!”

Mutta osaa Anu heittää myös vapaalle ja nauttia ihanista tapahtumista ja keikoista!

Kenelle suosittelisit tapahtumatuottajan koulutusta?

”Kyllä koulutus sopii kaikille, keitä tapahtumatuotanto nyt vähänkin kiinnostaa”, Anu pohtii ja jatkaa: ”Se koulutus on myös hyvä herätys tapahtuma-alasta – mitä se arki on.”

Mitä tapahtuu koulutuksen jälkeen eli millaisia ominaisuuksia loistavalta tapahtumatuottajalta vaaditaan työelämässä?

Kysyimme Anulta hyvän tapahtumatuottajan tunnusmerkit. Yhtä kaiken kattavaa vastausta ei tietenkään ole olemassa, mutta Anu painottaisi ainakin näitä ominaisuuksia:

Kaikkien ihmisten kohteleminen samalla tavalla – ei eriarvostamiselle
Asiakkaan kohtaaminen – tapahtumatuottaja pyrkii kohtaamaan jokaisen asiakkaan kunnioituksella
Tiimityötaidot – tapahtumatuottaja antaa myös muiden tehdä ja luottaa muihin
Tiimityötaitojen vastapainona itseohjautuvuus
Vastaaminen ja reagointi nopeasti – se on tärkeää tapahtuma-alalla – monesti tämä tekee hyvän vaikutuksen asiakkaaseen
Ratkaisukeskeisyys ongelmatilanteissa (ei lähdetä hakemaan syyllistä, vaan ratkaisua)