Viestintä
Tapahtuma on aina viestintäprosessi ja viestinnälle on useita kohderyhmiä. Hyvin laadittu markkinointisuunnitelma on osa viestintää kuten myös se tärkein eli kutsu ja siihen liittyvä prosessi.FOMO (Fear Of Missing Out)
- Tarkoitetaan tilannetta, jossa tapahtumasta poisjääneet, kokevat harmia poisjäännistään.
Markkinointi
Seuraavalla videolla käsitellään tapahtuman markkinointisuunnitelmaa, joka jokaisessa onnistuneessa tapahtumassa täytyy olla. Tapahtumaa on turha järjestää, jos kohderyhmät eivät siitä tiedä!Videon sisältö:
04:28 Kriisiviestintä
05:10 Lehdistö, mediasuhteet
Linkkivinkit:
- Seuraavasta osoitteesta löydät käytännönläheisen ja hyödyllisen oppaan tapahtumien markkinointiin. Siirry oppaaseen (pdf) tästä.
- Tältä sivulta puolestaan löydät TOP5 vinkit tapahtumien markkinointiin sosiaalisessa mediassa. Siirry vinkkeihin tästä.
Markkinoinnin muistilista:
| Kohderyhmät | Kaikki tapahtuman kohderyhmät analysoitu |
| Segmentointi | Mihin segmenttiin markkinointi kohdistuu? |
| Tavoitteet | Mitkä ovat toimenpiteiden tavoitteet? |
| Kanavat valittu | Offline, online |
| Budjetti | Laadittu ja sitä seurataan |
| Viesti ja tekstit | Miten taipuvat eri kanaviin? |
| Visuaalinen ilme | Eri toimenpiteille, yhdessä tapahtuman ilmeen kanssa |
| Graafinen suunnittelu | Kuka toteuttaa? |
| Painotalot | Kilpailutetaanko? |
| Mainostilavaraukset | Suoraan vai mediatoimisto? |
| Nettisivut | Luotu tai päivitetty, jatkuvaa |
| Videointi, kuvaus | Varattu ja informoidaan myös osallistujia |
- Status-päivitys – tilanne päivitys tapahtumasta esimerkiksi uutisen muodossa
- Blogi, Vlogi – kirjoitettu tai videoitu blogi tapahtumasta.
- Infograafi – eli visuaalinen yhteenveto aiheesta. Katso esimerkki infograafista “Tapahtuman tunnusluvut”
- Video – tunnelmavideo tapahtumasta, ennakkoon haastatellaan esiintyjiä, tallenne tapahtuman sisällöstä tms.
- White Paper – dokumentti, joka esittelee faktoja aiheesta
- FAQs – kysymys vastaus -patteristo esimerkiksi miten valmistautua tapahtumaan
- Testimonial – edelliseen tapahtumaan osallistuneelta saatu suositus
- Tsekkauslista – esimerkiksi lista, mitä pakata mukaan tapahtumaa varten
- Kuvagalleria – kuvia tapahtumasta
- Sitaattikortit – kuvallinen kortti kera sitaatin, joltakulta esiintyjältä tapahtumasta
Tapahtumakutsu
Tapahtumakutsun tulee olla houkutteleva, innostava ja inspiroiva. Kutsun suunnittelussa ja tekemisessä on monta vaihetta, sillä niin vastaanottajatietojen, visuaalisen ilmeen kuin myös tekstin on oltava kohdillaan. Kutsuun kannattaa panostaa.Kutsu on tapahtuman esite:
Henkilökohtaisia kirjekutsuja voidaan luoda myös digitaalisesti. Tutustu Greenvelope.com Seuraavassa Case-esimerkissä kutsu kolahti postiluukusta ja herätti heti huomioni. Katso millainen oli kutsuprosessi ja itse tapahtuma:
- Kuvat, sanat, ulkoasu, fontti, allekirjoitus
- Se saa aikaan odotusta ja mielikuvia
- Viestin on oltava oikea, täsmällinen ja markkinoiva; ennen kaikkea erottuva
- Täytyy synnyttää halu ja hinku ilmoittautua!
- Kutsun antama mielikuva ja lupaus on lunastettava itse tilaisuudessa
Tapahtumahallinta
On paljon asioita, jotka on muistettava ja viestittävä sekä ennen tapahtumaa että sen aikana ja jälkeen. Olemme jo aiemmin puhuneet hieman tapahtumahallinnasta ja siihen liittyvistä työkaluista. Työkaluja ja palveluntarjoajia on useita. Työkaluja hyödyntämällä voit vähentää ja automatisoida omaa työtäsi. Oikeat sovellukset tai applikaatiot ovat paikallaan etenkin vastatessasi useasta tapahtumasta samanaikaisesti. Tutustu Eventillaan oheisen diasarjan kautta. Eventilla auttaa hallitsemaan tapahtumien viestintä- ja kutsuprosessia. Se sopii niin avoimiin, maksullisiin kuin kutsuvierastilaisuuksiinkin. Eventillan esimerkit -diasarja Lopuksi vielä suorita oppitunnin tehtävä, tee alla oleva loppupohdinta itsellesi ja anna palautetta moduulista.Moduulin 2 loppupohdinta
- Mitä opit tämän moduulin asiasisällöistä?
- Mieti, mitä asioita ja ideoita otat omaan tapahtumasuunnitelmaasi mukaan? Palaa tarvittaessa aiempaan aineistoon.
- Kirjoita itsellesi ylös tärkeimmät opit ja oivallukset.
Vastaa
Sinun täytyy kirjautua sisään kommentoidaksesi.