Mitä tapahtumatuottaja tekee?

Tapahtuma-ala vilkastuu jälleen ja korona-aika toi mukanaan fyysisten tapahtumien rinnalle vahvasti erilaiset etä- ja hybriditapahtumat sekä virtuaalimessut. Verkkosisällöt ja vuorovaikutus sijainnista riippumatta ovat nykyään arkipäivää monella alalla, niin pk- ja suurissa yrityksissä kuin julkisella sektorilla. Tapahtumat ovat monipuolistuneet ja samalla tapahtumatuottajan työnkuva on muuttunut.

Mitä kaikkea tapahtumatuottajan rooliin voi kuulua?

Kysymys on laaja ja kontekstiriippuvainen, mutta tapahtumatuottajan koulutuspäiviemme keskusteluissa toistuvat seuraavat teemat:

Tapahtumatuottaja…

hallitsee kokonaisuutta
organisoi ja delegoi tehtäviä
pitää yhteyttä eri sidosryhmiin
suunnittelee
neuvottelee
budjetoi ja huolehtii budjetista
hakee rahoitusta ja yhteistyökumppaneita
viestii ja johtaa ihmisiä
aikatauluttaa
asettaa ja analysoi tavoitteita

Työnkuva voi olla hyvin monipuolinen, organisaatiosta ja tapahtumasta riippuen. Tapahtumatuotantoa tehdään sekä pelkästään siihen työtehtävissä keskittyen että toisten tehtävien ohella. Tärkeää olisi kuitenkin ymmärtää, etteivät tapahtumat synny itsestään. Hyvin suunniteltu tapahtuma on puoliksi tehty ja suunnitteluun on varattava tarpeeksi aikaa ja resursseja.

Mikä tapahtumatuottajan työssä motivoi? Kuka kumma käärii hihat ja ottaa vastaan toisinaan hektisen tapahtumatuottajan työn?

Tapahtumatuottajan työ vaihtelee organisaatiosta ja esimerkiksi tapahtuman koosta tai luonteesta riippuen. Tapahtumatuottajan yksi motivaation lähde on oman kädenjäljen näkyminen konkreettisesti toteutuneena, onnistuneena tapahtumana. Motivaatiota ylläpitää myös se, jos tapahtumien teemat ovat itselle kiinnostavia tai se, että pääsee toteuttamaan luovia ja visuaalisesti näyttäviä ideoita yhdessä taitavien ammattilaisten kanssa. Tapahtuma itsessään voi olla niin merkityksellinen sekä osallistujille että tapahtumatuottajalle (esimerkiksi hyväntekeväisyystapahtuma), että jo sen onnistunut toteutuminen luo suurta innostusta omaa työtä kohtaan.

Tapahtuma-alalla ja yleisesti tapahtumatuotantoon ja -koordinointiin haetaan nyt osaajia sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Tapahtumatuotannon töitä on sekä organisaatioiden ulkoisten että sisäisten tapahtumien järjestämisessä. Tapahtumien suunnittelua sisältävien työpaikkailmoitusten titteleitä voivat olla esimerkiksi (haettu Oikotieltä marraskuussa 2022): Tapahtumatuottaja, Tapahtumasuunnittelija/koordinaattori, Kokous- ja tapahtumapäällikkö, Tapahtumakoordinaattori, Tuottaja tai Sisäisen viestinnän asiantuntija (sis. sisäiset tapahtumat).